Flowyer Időpontfoglaló - a jövő heti naptárát ügyfelei maguk töltik fel, e-mail-egyeztetés nélkül
9
perc
2026.04.21
Turucz Sándor
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
A hagyományos időpont-egyeztetés az ügyvédi iroda egyik legkimerítőbb munkája. Egy új ügyfél érdeklődik egy konzultáció iránt, a titkárság visszahív, küld három időpont-javaslatot, az ügyfél egy negyedikkel válaszol, közben a naptárban mások is mozognak, végül negyedik e-mail után sikerül rögzíteni az időpontot. Amíg egyetlen 45 perces konzultáció lefoglalódik, a háttérben 15-20 perc adminisztráció megy el rá - és több nap is eltelhet. Egy átlagos iroda így heti 2-3 órát, havi szinten akár egy fél munkanapot elégethet pusztán e-mail-egyeztetéssel.
A Flowyer Időpontfoglaló modulja pontosan ezt szünteti meg: az ügyfél maga választja ki a számára megfelelő szabad időpontot az Ön előre beállított elérhetőségéből, a rendszer pedig minden továbbit - visszaigazolás, emlékeztető, naptár-szinkron, lemondáskezelés - automatikusan elintéz. Önnek nem kell többé oda-vissza e-mailezgetnie az időpont-egyeztetés miatt.
Miért fontos ez minden ügyvédi iroda számára?
A jogi szolgáltatás megrendelőjének szemszögéből egy elmaradt visszahívás, egy megválaszolatlan e-mail, egy bonyolult időpont-egyeztetés döntési bizonytalanságot szül. A megbízó, aki hétvégén szánja rá magát, hogy végre rendezze az ügyét, könnyen elveszti a lendületet, ha hétfő reggelig várnia kell egy visszahívásra. Az online időpontfoglalás nem arról szól, hogy Önnek mindig elérhetőnek kell lennie - épp ellenkezőleg: arról szól, hogy az Ön szigorúan beállított elérhetőségeiből a megbízó bármikor foglalhat, Ön pedig csak akkor találkozik a rendszerrel, amikor munkaidőben megnézi a naptárát.
Az időbeli eredmény beszédes: míg egy hagyományos e-mailes egyeztetés átlagosan 2-3 napot húzódik (és 4-6 üzenetet generál), addig egy online foglalás 1-2 percet vesz igénybe, és egyetlen e-mail visszaigazolással zárul.
Hogyan működik a Flowyer Időpontfoglaló?
A modul egy online foglalófelületet biztosít, amely saját URL-en érhető el (például flowyer.hu/booking/kovacs-ugyvedi-iroda), és - amennyiben Ön így szeretné - az iroda saját honlapjába is beágyazható egy rövid HTML-kódrészlettel.
A megbízó szemszögéből három lépés az egész:
Megnyitja a foglalási oldalt, és kiválasztja, hogy melyik ügyvéddel szeretne találkozni (ha engedélyezzük), illetve hogy személyesen vagy online videóhíváson zajlik-e a konzultáció.
A naptárból kiválasztja a számára megfelelő szabad időpontot - a rendszer valós időben mutatja, hogy az adott ügyvéd (vagy iroda) mikor elérhető az Ön által előre beállított kereteken belül.
Megadja az alapadatait és az ügy rövid leírását, majd egy kattintással elküldi a foglalást.
A háttérben a Flowyer automatikusan e-mailt küld az ügyfélnek és Önnek is, a visszaigazolás után pedig beszinkronizálja az eseményt az összes csatlakoztatott naptárba: a Flowyer belső naptárába, az Ön Google vagy Microsoft 365 naptárába - és egy kattintható link formájában az ügyfél saját naptárába is.
Az Időpontfoglaló hét legfontosabb előnye
1. A titkárság tehermentesítése és valódi időmegtakarítás
A leglátványosabb változás az oda-vissza e-mailek eltűnése. Az ügyfél maga választja ki a számára megfelelő időt, a rendszer azonnal lefoglalja, és mindenki számára ugyanaz a visszaigazolás keletkezik. Nincs több félreértés, nincs két helyre ígért időpont, nincsenek elfelejtett visszahívások. Egy átlagos iroda így heti 2-3 órát spórolhat meg adminisztráción - havi szinten ez akár egy fél munkanapnyi munkaerőt szabadít fel, amelyet az iroda érdemi feladatokra fordíthat.
2. Mindig naprakész, ütközésmentes naptár
Amikor egy ügyfél lefoglal egy időpontot, az azonnal bekerül az Ön naptárába is, így két időpont soha nem ütközhet, még akkor sem, ha Ön épp nem a Flowyerből szervezi a napját.
3. Kevesebb lemondás és sokkal kevesebb „no-show"
A foglalás pillanatában a rendszer azonnali e-mailt küld az ügyfélnek, 24 órával az időpont előtt pedig automatikus emlékeztetőt. Ez az egyszerűnek tűnő funkció a gyakorlatban drámaian csökkenti a meg nem jelenések számát - a nemzetközi statisztikák szerint akár 30-40%-kal. Az ügyfél az e-mailből egy kattintással hozzá tudja adni a találkozót a saját naptárához (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar - akár .ics fájllal), így egyetlen konzultáció sem vész el egy elfelejtett időpont miatt.
4. Személyes és online konzultáció - rugalmasan
A foglalási felületen a megbízó kiválaszthatja, hogy személyesen szeretné-e az Ön irodáját meglátogatni, vagy online videóhíváson kéri a konzultációt. Ön dönti el, hogy az irodája melyiket támogatja - vagy akár mindkettőt. Videóhíváshoz a rendszer a visszaigazoláskor bekéri Öntől a hívás linkjét (Teams, Zoom, Google Meet - amit szokott használni), és automatikusan beleteszi az ügyfélnek küldött megerősítő e-mailbe. Az ügyfélnek nem kell semmit keresgélnie: a megfelelő időben egy kattintással csatlakozik.
5. Az iroda arculatába illeszkedő megjelenés
Az Időpontfoglaló nem egy idegen, sablonos felület, amely kilóg az iroda arculatából. Teljesen testreszabható: választhat az előre elkészített színsémák közül (kék, indigó, viola, rózsa, narancs, borostyán, smaragd, teal, cián, pala), de saját márkaszínekkel is beállítható - beleértve a gradienst, a háttérszínt, a szövegszínt, sőt, a lekerekítés mértékét is. Így a foglalási felület a saját honlapjához illő dizájnban jelenik meg, akár beágyazva, akár önálló oldalon.
6. Többnyelvű működés külföldi ügyfeleknek is
A modul öt nyelven érhető el: magyar, angol, német, olasz és román. A felület automatikusan a megbízó böngészőjének nyelvére vált, de kézzel is lehet nyelvet váltani egy kattintással. Az összes automatikus e-mail (visszaigazolás, emlékeztető, lemondás) szintén a megfelelő nyelven megy ki - ráadásul minden e-mailsablon egyedileg szerkeszthető, így a külföldi ügyfelek számára is pontosan olyan hangvételű kommunikációt tud biztosítani, mint amilyet a magyaroknak szán.
7. A megbízó önállóan módosít és mond le - szabályozott keretek között
A visszaigazoló e-mailben az ügyfél kap egy kezelő linket, amelyen keresztül a találkozó előtt 24 óráig maga módosíthatja vagy lemondhatja a foglalást. Ez a 24 órás küszöb beállítható (24, 48 vagy 72 óra), és az idő lejárta után a linkből automatikusan eltűnik a módosítási és lemondási lehetőség. Ez védi az Ön naptárát a pillanatnyi lemondásoktól, ugyanakkor önkiszolgáló megoldást ad azoknak a megbízóknak, akiknek valóban közbejött valami - Önnek pedig nem kell telefonos lemondásokat kezelni.
Vezetői áttekintés: mindent egy helyen
A Flowyer felületén az iroda vezetője és az érintett ügyvédek három nézetben látják a foglalásokat:
Áttekintés: gyors kulcs-számok (mai és heti foglalások, várakozó visszaigazolások, lemondások aránya).
Naptár: heti bontású vizuális nézet, amelyben a saját és a kollégák foglalásai, a külső naptáresemények (ismétlődők is), valamint az egész napos események egyaránt megjelennek.
Foglalások: szűrhető, exportálható táblázat az összes múltbéli, aktuális és jövőbeli foglalásról - CSV exportálással bármikor továbbítható.
Minden reggel 07:00-kor napi összefoglaló e-mail érkezik az ügyvédhez az aznapi foglalásokról, így anélkül indíthatja a napot, hogy be kellene lépnie a rendszerbe.
Adatbiztonság és GDPR-megfelelés
Az ügyvédi titoktartás és az adatvédelem kiemelt jelentőségű, ezért az Időpontfoglaló modul is ennek szellemében készült. A megbízó a foglaláskor kifejezett adatkezelési hozzájárulást ad, amelyhez az iroda saját adatkezelési tájékoztatójának URL-je csatolható. A foglalási adatok az iroda saját adatbázisában tárolódnak - külön adatbázis irodánként, szigorúan elkülönítve. A külső naptár-szinkronizáció (Google, Microsoft) a szolgáltatók hivatalos API-ján, titkosított csatornán keresztül történik, és kizárólag az adott eseményre vonatkozó adatokat továbbítja - az ügyek érdemi tartalmát, iratokat, dokumentumokat nem.
Beépített domain-biztonsági funkció is segíti az irodát: ha a foglaló widgetet beágyazza a saját honlapjába, pontosan megadhatja, mely domainekről legyen a widget betölthető.
Egyszerű beállítás, azonnali eredmény
A modul üzembe helyezése néhány kattintás:
A Flowyerben megnyitja az Szervező → Időpontfoglaló → Elérhetőség felületet, ahol beállíthatja a heti elérhetőségét (pl. „hétfő 9-12, kedd 13-17") és a konzultáció időtartamát - ez az a keret, amin belül az ügyfelek foglalhatnak.
A Beágyazás fülön kiválasztja a színsémát, testreszabhatja a megjelenést, majd egyetlen HTML-kódrészletet másol be a saját honlapjába - vagy egyszerűen használja a publikus URL-t.
Nincs szükség IT-szakemberre, külön szoftver telepítésére vagy bonyolult konfigurációra. A Google, illetve Microsoft 365 naptár csatlakoztatása pedig szintén néhány kattintással történik, és attól a pillanattól kezdve a szinkron automatikus és valós idejű.
Összefoglalás
A Flowyer Időpontfoglaló pontosan azt a problémát oldja meg, amellyel nap mint nap szembesül minden ügyvédi iroda: hogyan töltődjön fel a jövő heti naptár anélkül, hogy e-mail-egyeztetések sorozatán kellene végigmennie az irodának. A rendszer az Ön előre beállított elérhetőségi keretein belül engedi, hogy a megbízók maguk válasszanak időpontot, automatikusan szinkronizál a meglévő naptárakkal, csökkenti a no-show-k számát, többnyelvű ügyfélkommunikációt ad, és mindezt az iroda arculatához illeszkedő megjelenésben.
Az eredmény: kevesebb elpazarolt idő, kevesebb elvesztett ügyfél, és egy modern, professzionális iroda képe.
✓ Az Ön által meghatározott idősávokban foglalhatnak a megbízók
✓ Valós idejű szinkronizáció Google és Microsoft 365 naptárral
✓ Automatikus visszaigazoló és emlékeztető e-mailek 5 nyelven
✓ Személyes és online konzultáció rugalmasan kombinálható
✓ Teljesen testreszabható megjelenés és sablonok
✓ Beépített GDPR-megfelelés és domain-biztonság
✓ Naptárfájl (.ics) és 1-kattintásos „hozzáadás a Google naptárhoz" link
✓ Önkiszolgáló módosítás és lemondás, 24 órás küszöb felett
Az Időpontfoglaló a Flowyer ügyvédi előfizetésének részeként már elérhető - elég beállítani az elérhetőséget, és ügyfelei maguk tölthetik fel a jövő heti naptárát - telefonhívás és e-mail-váltás nélkül.
