Az ügyvédi irodák mindennapjainak szerves része a Cégkapu rendszerrel való kommunikáció. Cégbírósági végzések, NAV-értesítések, hatósági határozatok - ezek a dokumentumok gyakran időérzékenyek, és a késedelmes feldolgozásuk komoly következményekkel járhat. Eddig a Cégkapu webes felületére kellett bejelentkezni, egyenként megnyitni és letölteni az üzeneteket, majd kézzel rendszerezni őket optimális esetben egy ügyviteli rendszerben, vagy a számítógépén. Ez a folyamat nemcsak időigényes, de hibalehetőséget is rejt – különösen, ha a Cégkapu figyelése több munkatárs között oszlik meg. Ki töltötte le a végzést? Melyik mappába mentette? Eljutott az eljáró ügyvédhez? Ezekre a kérdésekre gyakran csak utólag, és nehezen derül fény.

A Flowyer új Cégkapu integrációja ezt a problémát oldja meg: mostantól közvetlenül a rendszerből tekintheti át az összes Cégkapus üzenetét, miközben a dokumentumok feletti kontroll teljes egészében az iroda kezében marad.

Fontos hangsúlyozni, hogy a Flowyer Cégkapu integrációja nem veszi át automatikusan az üzeneteket a Cégkapu tárhelyről. A rendszer pontosan úgy listázza a beérkezett dokumentumokat, ahogy azt a Cégkapu saját webes felülete is teszi - a különbség annyi, hogy mindezt az ügyviteli rendszeren belül, külön bejelentkezés nélkül teszi.

A postafiók tartalmának megtekintése semmilyen változást nem okoz a Cégkapu tárhelyen: az üzenetek a helyükön maradnak, nem kerülnek átvételre, nem törlődnek. Az iroda Cégkapu-felelőse bármikor eldöntheti, hogy mely dokumentumokat szeretné ténylegesen letölteni és a Flowyer-ben tovább kezelni. A kontroll 100%-ban a Cégkapu tulajdonosának kezében marad.

A Flowyer a Cégkapu postafiók tartalmát egy áttekinthető táblázatban jeleníti meg. Minden üzenethez látható a feladó, az érkeztetési szám, a dokumentum típusa, az érkezés időpontja, valamint a csatolt irat elnevezése is - így már a listából egyértelmű, milyen dokumentumról van szó. A táblázat szűrhető és kereshető pl. feladóra, tárgyra, fájlnévre, azonosítóra, típusra vagy megjegyzésre, így másodpercek alatt megtalálható bármely korábbi irat.

Amikor az iroda munkatársa úgy dönt, hogy egy dokumentumot le szeretne tölteni, egyetlen gombnyomással megteheti. A letöltéssel egyidejűleg a dokumentum közvetlenül hozzárendelhető a releváns ügyhöz a Flowyer-ben. Nincs szükség külön fájlmentésre, mappába rendezésre vagy manuális feltöltésre - a dokumentum azonnal az ügy részeként jelenik meg.

Az ügyön belül ezt követően bármikor elérhető a Cégkapuról letöltött üzenet és annak csatolmányai, így az eljáró ügyvéd a teljes levelezési előzményt egy helyen láthatja. A csatolmányok az eredeti fájlnevükkel együtt tárolódnak, az ékezetes karaktereket is beleértve.

A rendszer emellett automatikusan rögzíti, hogy melyik üzenetet ki és mikor töltötte le. Ez az átvételi napló bármikor visszakereshető, így utólag is egyértelműen nyomon követhető, hogy egy adott dokumentumot ki vett át és mikor került feldolgozásra.

Az ügyvédi irodák belső munkafolyamataiban gyakran előfordul, hogy nem feltétlenül az ügygazda az, aki a Cégkapu üzeneteket átnézi és letölti. Lehet, hogy egy asszisztens vagy egy másik kolléga végzi a napi Cégkapu-ellenőrzést. A Flowyer erre is gondolt: amennyiben nem az ügy felelős ügyvédje tölti le és csatolja az üzenetet, a rendszer automatikusan kiértesíti az eljáró kollégát arról, hogy új Cégkapu-dokumentum érkezett az ügyéhez.

Ez a funkció biztosítja, hogy egyetlen fontos dokumentum se maradjon észrevétlenül, még akkor sem, ha az irodában más végzi a postafiók-kezelést, mint aki az ügyet ténylegesen viszi.

Az integráció a Cégkapu hivatalos gépi interfészén (BKSZ) keresztül kommunikál, WS-Security protokollt használva a hitelesítéshez. A kommunikáció végponttól végpontig titkosított. A letöltött dokumentumok a Flowyer biztonságos felhőinfrastruktúráján tárolódnak, ugyanolyan védelmi szint mellett, mint az iroda többi bizalmas adata. További biztonsági garancia, hogy a Cégkapuról átvett üzeneteket nem lehet törölni a Flowyer-ből - ezzel kizárható, hogy egy hivatalos irat akár véletlenül, akár szándékosan eltűnjön a rendszerből.

Néhány jellemző felhasználási mód:

Egy gazdasági jogi csapatnál az asszisztens a reggeli munkakezdéskor a Flowyer-ből áttekinti a Cégkapu postafiók friss üzeneteit. Letölti és ügyekhez rendeli a releváns dokumentumokat, az érintett ügyvédek pedig automatikus értesítést kapnak a beérkezett iratokról.

Egy peres ügyvéd, akinek fontos bírósági végzést kell figyelnie, a Flowyer-ből közvetlenül ellenőrizheti a Cégkapu postafiókot, és a megérkezett végzést egy kattintással az ügy részévé teheti.

A Flowyer Cégkapu integrációja áthidalja a hivatalos postafiók és az ügyviteli rendszer közötti szakadékot, miközben maximálisan tiszteletben tartja az iroda döntési jogkörét. Nincs automatikus átvétel, nincs háttérben futó letöltés - csak egy átlátható felület, amelyen a Cégkapu tartalma bármikor megtekinthető, és ahonnan egy gombnyomással a megfelelő ügyhöz rendelhető minden fontos dokumentum.

Ha már Flowyer-felhasználó, az új funkció elérhető a rendszerben a Kommunikáció -> Cégkapu menüpontban. Amennyiben még nem használja a Flowyer-t, de érdekli, hogyan egyszerűsítheti irodája adminisztratív folyamatait, vegye fel velünk a kapcsolatot egy ingyenes bemutató egyeztetésért!