Új funkció: Adatszoba - biztonságos dokumentummegosztás ügyvédi irodáknak
8
perc
2026.09.02
Kéri Zoltán
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
Egy átvilágítás, cégfelvásárlás, finanszírozási ügylet vagy nagyobb peres ügy során rövid idő alatt akár több száz vagy több ezer dokumentumot kell megosztani az érintett felekkel. Ilyenkor már nemcsak az a kérdés, hogyan lehet átadni a fájlokat, hanem az is, hogy ki, mihez, mikor és milyen jogosultsággal férhet hozzá – és mindez később visszakövethető-e.
Erre készült a Flowyer Adatszoba, a Flowyer ügyvédi ügyviteli rendszerbe integrált virtuális adatszoba, vagyis VDR (Virtual Data Room).
Az Adatszoba segítségével az ügyvédi iroda strukturált, ellenőrzött és auditálható környezetben oszthat meg dokumentumokat ügyfelekkel, ellenérdekű felekkel, befektetőkkel, tanácsadókkal vagy az ügylet más résztvevőivel.
És ha az ügy különösen érzékeny, akár végpontok közötti titkosítással, zero-knowledge működéssel is létrehozható az adatszoba.
Nem egy megosztott mappa
Egy hagyományos felhőmappa első látásra sok esetben elegendőnek tűnhet. Egy komolyabb tranzakcióban azonban hamar előkerülnek azok a kérdések, amelyekre egy egyszerű fájlmegosztás már nem ad megfelelő választ.
Ki töltheti le az adott dokumentumot, és ki férhet hozzá csak megtekintési jogosultsággal? Mikor nyitotta meg? Melyik verziót látta? Ki töltött fel új változatot? Visszaállítható-e egy véletlenül törölt dokumentum? Megkövetelhető-e titoktartási nyilatkozat elfogadása? Készíthető-e utólag auditálható lista az eseményekről?
A Flowyer Adatszoba ezekre egyetlen rendszerben ad választ.
Az iroda egy-egy ügylethez vagy projekthez külön adatszobát hozhat létre, saját mappaszerkezettel, résztvevőkkel, jogosultságokkal, adatkérési listával és biztonsági beállításokkal.
Az adatszobát az irodán belül sem látja automatikusan mindenki
Az érzékeny tranzakcióknál sokszor nemcsak a külső hozzáférést kell szabályozni.
Egy M&A ügylet, belső vizsgálat vagy kiemelten bizalmas megbízás iratai adott esetben az ügyvédi irodán belül sem tartoznak minden munkatársra.
A Flowyerben ezért egy adatszoba csak a létrehozó, az általa kijelölt kollégák számára látható.
A tulajdonos név szerint adhat hozzá kollégákat, de akár teljes szerepköröket – például a partnereket – is bevonhat. A hozzáférések bármikor visszavonhatók, és külön szabályozható az is, hogy valaki csak hozzáférjen a szobához, vagy kezelhesse is azt.
A külső félnek nem kell Flowyer-fiókot létrehoznia
Az ügyfeleknek és az ügylet többi résztvevőjének nem kell új felhasználói fiókot regisztrálnia vagy újabb jelszót megjegyeznie.
A meghívott fél egy egyedi belépési linket kap e-mailben. A link 72 órán keresztül használható, és szükség esetén újrakérhető.
A belépést további biztonsági réteg védi: az új eszközről érkező felhasználónak egy hatjegyű, e-mailben megküldött ellenőrző kódot is meg kell adnia.
A kód tíz percig használható, a rendszer pedig korlátozza az újraküldést és a hibás próbálkozásokat is.
Ha tehát valaki megszerezné a meghívó linket, önmagában az még nem elegendő a belépéshez: hozzá kell férnie a meghívott fél postafiókjához is.
A saját számítógép vagy böngésző megbízható eszközként megjegyezhető, így a rendszeres használat során nem kell minden alkalommal új kódot megadni.
Kétféle adatszoba, az ügy érzékenységéhez igazítva
Nem minden ügylet igényel ugyanolyan biztonsági modellt.
Ezért a Flowyerben az adatszoba létrehozásakor két működési mód közül lehet választani.
Normál adatszoba
A normál adatszobában a szerver képes feldolgozni a dokumentumokat.
Ennek nagy előnye, hogy nemcsak a fájlnevek között, hanem a dokumentumok teljes szöveges tartalmában is lehet keresni. A rendszer előnézetet és tömeges ZIP-letöltést is tud biztosítani.
Ez kényelmes megoldás azokban az ügyekben, ahol fontos a gyors kereshetőség és a dokumentumok egyszerű feldolgozása.
Végpontok között titkosított adatszoba
Különösen érzékeny ügyekhez létrehozható E2E, vagyis végpontok között titkosított adatszoba is.
Ebben a módban a dokumentum titkosítása már a felhasználó böngészőjében megtörténik, még azelőtt, hogy a fájl elhagyná az eszközt.
A felhő tárhelyre tehát már csak a titkosított adat kerül.
A fájlok tartalmához ebben az esetben a Flowyer infrastruktúrája sem fér hozzá.
A titkosítás AES-256-GCM algoritmussal történik, a hozzáférés pedig eszközönként kezelt kulcsokon alapul. Új eszköz használatakor azt egy már hitelesített eszközről jóvá kell hagyni.
A szoba létrehozásakor az iroda egy külön helyreállítási kulcsot is kap. Ez vészhelyzetben lehetővé teszi a hozzáférés helyreállítását, azonban a kulcsból a szolgáltató nem tárol másolatot.
A titkosított adatszoba csak akkor válhat végleg hozzáférhetetlenné, ha egyszerre elveszik a helyreállítási kulcs és valamennyi korábban jóváhagyott eszköz.
Megtekintés letöltés nélkül
Nem minden résztvevőnek kell megkapnia az eredeti dokumentumot.
A Flowyer jogosultsági rendszerében különválasztható a dokumentum megtekintésének és letöltésének joga.
A kizárólag megtekintési jogosultsággal rendelkező vendég böngészőben nyithatja meg a dokumentumot, az előnézet azonban automatikusan vízjelet kap.
A vízjelen szerepelhet a megtekintő e-mail-címe és a megtekintés időpontja.
Így egy érzékeny dokumentum úgy is megmutatható egy külső félnek, hogy közben nem szükséges számára közvetlen letöltési lehetőséget biztosítani.
Megtekintő, letöltő, feltöltő vagy szerkesztő
A résztvevők jogosultsága szerepkörök segítségével szabályozható.
A megtekintő megtekintheti a dokumentumokat.
A letöltő már le is töltheti azokat.
A feltöltő saját dokumentumokat tölthet fel.
A szerkesztő pedig a fájlok és mappák kezelésére, így például átnevezésére és törlésére is jogosultságot kaphat.
Az adatszoba tulajdonosi jogosultsága ugyanakkor külső félnek nem adható át.
A törlés ráadásul nem jelenti automatikusan a dokumentum végleges elvesztését: a fájl vagy mappa először a Lomtárba kerül, ahonnan az iroda szükség esetén visszaállíthatja.
Automatikus verziókezelés
Egy átvilágítás során ugyanannak a dokumentumnak gyakran több változata is bekerül az adatszobába.
A Flowyer ezeket automatikusan verziócsoportba rendezi.
A felhasználók mindig az aktuális változatot látják elsődlegesen, miközben a korábbi verziók sem vesznek el és később is visszanézhetők.
Ez különösen fontos akkor, amikor például egy szerződéstervezetből vagy pénzügyi dokumentumból több egymást követő változat kerül átadásra.
Komplett mappastruktúrák néhány kattintással
Egy komoly átvilágítás mappastruktúrájának összeállítása önmagában is időigényes feladat lehet.
A Flowyer ezért előre elkészített mappasablonokat is tartalmaz.
A rendszerben található többek között M&A, due diligence és peres ügyekhez kialakított struktúra, több szintű almappákkal és automatikus számozással.
Az iroda ezek mellett saját sablonokat is készíthet.
A sablonok öt nyelven kezelhetők:
magyarul, angolul, németül, olaszul és románul.
Így például ugyanazt az iroda által kialakított átvilágítási struktúrát egy magyar ügyfél esetében magyar, egy nemzetközi tranzakciónál pedig angol nyelven is létre lehet hozni.
A mappasablon és az adatkérési lista egymástól függetlenül választható.
Adatkérési lista közvetlenül az adatszobában
Egy átvilágítás során nemcsak az a fontos, milyen dokumentumok érkeztek be, hanem az is, mi hiányzik még.
A Flowyer Adatszobában ezért külön adatkérési lista vezethető.
Minden tételhez státusz rendelhető:
hiányzik, folyamatban, teljesítve vagy nem releváns.
Határidő is beállítható, az egyes bekért tételekhez pedig közvetlenül hozzárendelhetők az adatszobába feltöltött dokumentumok.
A rendszer azt is jelzi, ki és mikor töltötte fel az adott fájlt, illetve ha ugyanazt a dokumentumot már egy másik adatkérési ponthoz is hozzárendelték.
Így az átvilágítás előrehaladása nem külön Excel-táblázatokból és e-mailekből követhető, hanem ugyanott, ahol maguk a dokumentumok találhatók.
Kérdések és válaszok egy helyen
A dokumentumok átadása rendszerint újabb kérdéseket generál.
Ezért az Adatszobában közös Q&A felület is rendelkezésre áll, ahol a résztvevők kérdéseket tehetnek fel, válaszokat adhatnak és követhetik azok státuszát.
Az érintettek e-mailes értesítést kaphatnak az új kérdésekről és válaszokról.
Az iroda munkatársai emellett belső megjegyzéseket is fűzhetnek egy fájlhoz, és @említéssel közvetlenül megszólíthatják valamelyik kollégájukat.
Ezek a belső kommentek a külső résztvevők számára nem láthatók.
Titoktartási nyilatkozat igény szerint
Szükség esetén az ügyvéd az adott adatszobához külön titoktartási nyilatkozatot kapcsolhat.
Ha az NDA-kapu be van kapcsolva, a vendég addig nem férhet hozzá az adatszoba tartalmához, amíg az aktuális nyilatkozatot el nem fogadta.
Az elfogadás időpontja, IP-címe és a nyilatkozat verziója rögzítésre kerül.
Ha az iroda később érdemben módosítja a titoktartási nyilatkozat szövegét, a korábbi elfogadások érvénytelenné válnak, és az új változatot ismét el kell fogadni.
A korlátozás szerveroldalon működik, ezért bekapcsolt NDA-kapu esetén közvetlen fájlhivatkozással sem kerülhető meg.
Ki nyitotta meg? Ki töltötte le? Mikor?
Adatszobánál talán az egyik legfontosabb funkció az auditálhatóság.
A Flowyer naplózza többek között a belépéseket, dokumentumlistázásokat, előnézeteket, letöltéseket, feltöltéseket, új verziókat, törléseket, átnevezéseket, valamint a Q&A- és E2E-eseményeket is.
Az eseményekhez időpont, email és IP-cím is kapcsolódik.
Az auditnapló az ügyvédi oldalról megtekinthető és XLSX formátumban exportálható.
Egy-egy eseményről külön, SHA-256 integritás-hash-sel ellátott PDF-tanúsítvány is készíthető, amely rögzíti, hogy ki, mikor, milyen műveletet végzett.
Egy kattintással dokumentumjegyzék
Nagyobb adatszobák esetében önmagában az is komoly feladat lehet, hogy pontos dokumentumjegyzék készüljön az átadott anyagról.
A Flowyer automatikusan képes elkészíteni a szoba teljes dokumentumindexét.
A rendszer hierarchikus VDR-számozást használ:
1, 1.1, 1.1.1…
A jegyzék tartalmazhatja többek között a dokumentum nevét, útvonalát, méretét, módosításának idejét, feltöltőjét és verzióját.
A lista XLSX- vagy CSV-formátumban exportálható.
Átlátható értesítések e-mail-áradat nélkül
Egy aktív adatszobában rövid idő alatt több tucat művelet történhet.
Ha ezek mindegyikéről külön e-mail érkezne, az értesítések hamar kezelhetetlenné válnának.
A Flowyer ezért összevonja az aktivitási értesítéseket: egy címzett ugyanarról a szobáról legfeljebb 15 percenként kap új aktivitási e-mailt.
Az értesítések ráadásul résztvevőnként szabályozhatók.
Az adatvédelmi logika azt is biztosítja, hogy például egy vendég letöltése vagy dokumentum-megtekintése ne váljon automatikusan láthatóvá egy másik vendég számára.
Az iroda saját arculatával
A külső fél számára az adatszoba az iroda saját szolgáltatásának részeként jelenhet meg.
A meghívó e-mailekben és a vendégportálon az ügyvédi iroda saját logója használható. Ha nincs beállítva saját logó, a rendszer a Flowyer arculatára vált vissza.
Így az ügyfél számára az adatszoba az iroda saját szolgáltatásának részeként jelenik meg, egységes és professzionális felhasználói élményt biztosítva.
Adatszoba közvetlenül az ügyvédi ügyviteli rendszerben
A Flowyer Adatszoba célja nem egyszerűen egy újabb hely létrehozása a fájloknak.
A cél az, hogy az ügyvédi iroda egyetlen rendszerben tudja kezelni a dokumentumok átadását, a jogosultságokat, a verziókat, az adatkéréseket, a kérdéseket és válaszokat, az NDA-kat, valamint az ezekhez kapcsolódó auditnyomot.
Egy kisebb dokumentumátadástól egy több résztvevős átvilágításig ugyanaz a rendszer használható, miközben az iroda az adott ügy érzékenységéhez igazíthatja a hozzáférés és a titkosítás szintjét.
