Flowyer for Outlook: e-mailből ügyirat és feladat, egyetlen kattintással
7
perc
2026.08.13
Kéri Zoltán
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
Egy ügyfél e-mailben megküldi az aláírt szerződést három csatolmánnyal. A levél és a mellékletek az ügy fontos részét képezik, ezért azokat az ügy iratai között is el kell menteni.
A hagyományos folyamat ilyenkor több lépésből áll: le kell tölteni a csatolmányokat, megkeresni az ügyet a Flowyerben, feltölteni a fájlokat, majd - ha a levélből teendő is következik - külön feladatot létrehozni, felelőssel és határidővel.
Egyetlen levélnél ez nem tűnik soknak. Napi több tucat e-mailnél azonban már jelentős adminisztrációt jelent. Ráadásul minden plusz lépés újabb hibalehetőség: kimaradhat egy melléklet, rossz ügyhöz kerülhet egy dokumentum, vagy egyszerűen elmaradhat a kapcsolódó feladat rögzítése.
A Flowyer for Outlook ezt a folyamatot egyszerűsíti le.
A bővítmény segítségével a megnyitott e-mail közvetlenül az Outlookból csatolható a megfelelő ügyhöz, vagy néhány kattintással feladattá alakítható. A teljes levél és valamennyi melléklete automatikusan az iroda saját Flowyer-környezetébe kerül.
A Flowyer for Outlook már elérhető a Microsoft Marketplace-en, és Microsoft 365 e-mail-fiókkal használható.
Miért fontos az e-maileket az ügyhöz kapcsolni?
Az ügyvédi munka jelentős része ma már e-mailben zajlik. E-mailben érkeznek többek között:
- a megbízók levelei,
- az ellenérdekű féllel folytatott egyeztetések,
- szerződéstervezetek és egyéb dokumentumok,
- szakértői anyagok.
Ezek a levelek sok esetben ugyanúgy az ügy előzményének részét képezik, mint bármely más irat.
Ha azonban a postafiók és az ügyviteli rendszer két külön világként működik, az e-mailek átvezetése folyamatos kézi adminisztrációt igényel.
Ennél is nagyobb probléma, ha egy fontos levél egyáltalán nem kerül be az ügy iratai közé.
Ha például egy e-mail kizárólag az egyik kolléga postafiókjában található meg, az ügyet átvevő vagy helyettesítő munkatárs nem feltétlenül látja a teljes előzményt. Egy későbbi visszakeresésnél vagy jogvita esetén pedig különösen fontos lehet, hogy a kapcsolódó kommunikáció hiánytalanul rendelkezésre álljon.
Ugyanez igaz az e-mailben érkező feladatokra is. Amíg egy teendő kizárólag a postafiókban található, könnyű megfeledkezni róla. Egy elmulasztott határidő pedig az ügyvédi munkában már nem egyszerű kényelmetlenség, hanem felelősségi kérdés is lehet.
Hogyan működik a Flowyer for Outlook?
A Flowyer for Outlook egy közvetlenül az Outlookban megnyíló oldalpanel, ezért használatához nem kell külön alkalmazásra váltani.
A bővítmény Microsoft 365 e-mail-fiókkal használható, Windows és Mac számítógépen, valamint böngészőből is.
Működik:
- a webes Outlookban,
- az új Outlook for Windows alkalmazásban,
- a klasszikus asztali Outlookban,
- valamint az Outlook for Mac alkalmazásban is.
Így az iroda munkatársai ugyanazt a Flowyer-funkciót használhatják attól függetlenül, hogy Windows vagy Mac számítógépen, esetleg böngészőből dolgoznak.
A panel mindig az éppen megnyitott e-mailhez kapcsolódik, így nem szükséges az Outlook és a Flowyer között váltogatni.
E-mail becsatolása az ügyhöz
A megnyitott levél közvetlenül a kiválasztott ügyhöz menthető.
A teljes üzenet szabványos e-mail formátumban kerül archiválásra, az eredeti csatolmányokkal együtt. Nem kell tehát külön-külön letölteni, elnevezni és feltölteni a fájlokat.
Feladat létrehozása az e-mailből
Ha a levélből teendő következik, abból közvetlenül feladat készíthető.
A rendszer automatikusan kitölti a feladat tárgyát, Önnek pedig csak a szükséges adatokat kell megadnia, például:
- a felelős kollégát,
- a prioritást,
- és a határidőt.
Az eredeti e-mail és annak mellékletei a feladathoz is hozzákapcsolódnak, így később minden szükséges információ egy helyen érhető el.
Az ügy kiválasztása is gyorsabb
A bővítményben kereshető ügylista található, így nem kell hosszú listákban böngészni.
A gyakran használt ügyek csillaggal kedvencnek jelölhetők, egy kapcsolóval pedig kizárólag a saját ügyek jeleníthetők meg.
Ha az Outlookban másik levélre kattint, a Flowyer-panel automatikusan követi azt. A bővítményt nem kell minden egyes e-mailnél újra megnyitni.
A Flowyer for Outlook öt legfontosabb előnye
1. Nincs több kézi letöltés és feltöltés
A korábbi letöltés–feltöltés folyamat helyett egyetlen művelettel menthető a teljes e-mail és valamennyi melléklete a megfelelő ügyhöz.
Kevesebb lépés, kevesebb adminisztráció és kisebb hibalehetőség.
2. Az e-mailből azonnal feladat készíthető
Ha egy levél intézkedést igényel, a teendő rögtön rögzíthető a Flowyerben.
Felelős, prioritás és határidő rendelhető hozzá, így a feladat nem a postafiókban vár arra, hogy valaki később visszatérjen hozzá, hanem bekerül az iroda közös feladatkezelésébe.
3. Windows, Mac vagy böngésző – ugyanaz a Flowyer
A Flowyer for Outlook nem kötődik egyetlen operációs rendszerhez vagy Outlook-verzióhoz.
Microsoft 365 e-mail-fiókkal használható Windows és Mac számítógépen, valamint a webes Outlookban is. Így minden munkatárs a megszokott környezetében dolgozhat, az irodának pedig nem kell egységes operációs rendszert vagy Outlook-verziót használnia.
Az integráció ráadásul itt nem áll meg: már készül a Flowyer Gmailhez fejlesztett változata is, amely a tervek szerint a Gmail felületéről teszi majd elérhetővé ugyanezt a munkafolyamatot.
4. Teljesebb és könnyebben visszakereshető ügyelőzmény
A becsatolt levelek az eredeti mellékletekkel együtt az ügyhöz kerülnek.
Ha egy kolléga átveszi az ügyet, helyettesít valakit, vagy hónapokkal később vissza kell keresni egy korábbi egyeztetést, nem kell több munkatárs postafiókjában keresgélni.
Az ügyhöz tartozó kommunikáció az ügy iratai között is megtalálható.
5. Öt nyelven használható
A Flowyer for Outlook felülete:
- magyar,
- angol,
- német,
- olasz
- és román
nyelven érhető el.
A bővítmény automatikusan az Outlook nyelvi beállításához igazodik, ezért többnyelvű irodai környezetben sincs szükség külön beállításra.
Mi történik az adatokkal?
A Flowyer for Outlook a Microsoft hivatalos bővítményplatformján működik.
A bővítmény kizárólag az éppen megnyitott levélhez fér hozzá, és azt is csak akkor dolgozza fel, amikor Ön elindítja a mentést.
Nem olvassa a teljes postafiókot, és a háttérben sem végez folyamatos e-mail-szinkronizálást.
A mentett levelek és csatolmányok titkosított kapcsolaton keresztül közvetlenül az iroda elkülönített Flowyer-adatbázisába kerülnek. A dokumentumok harmadik fél rendszerében nem kerülnek külön tárolásra.
Néhány perc alatt beállítható
A Flowyer for Outlook a Microsoft Marketplace-ről, közvetlenül az Outlook alkalmazás-áruházából telepíthető. Az Outlook Apps menüjében egyszerűen keressen rá a Flowyer névre.
A bővítmény használatához Microsoft 365 e-mail-fiók szükséges.
Az első használatkor egy rövid párosítás kapcsolja össze az Outlook-bővítményt az iroda Flowyer-fiókjával. A szükséges lépéseken a rendszer végigvezeti.
Ha az irodában már használják a Flowyer DocFiller Word-bővítményt, az Outlook-bővítmény a meglévő párosítást automatikusan átveszi. Ebben az esetben külön beállításra sincs szükség.
Nincs szükség külön telepítőcsomagra, saját szerverre vagy informatikai beavatkozásra.
E-mailből közvetlenül az ügybe
A Flowyer for Outlook összeköti azt a két felületet, amely között az ügyvédek nap mint nap dolgoznak: a postafiókot és az ügyviteli rendszert.
Ahelyett, hogy egy fontos levél feldolgozásakor fájlokat töltene le, ügyeket keresne, dokumentumokat töltene fel és külön feladatokat rögzítene, mindez közvetlenül az Outlookból elvégezhető.
A Flowyer for Outlook segítségével:
✓ a megnyitott e-mail közvetlenül a megfelelő ügyhöz menthető
✓ valamennyi csatolmány automatikusan archiválódik
✓ a levélből azonnal felelőshöz és határidőhöz rendelt feladat készíthető
✓ a kereshető ügylistából gyorsan kiválasztható a megfelelő ügy, a gyakran használt ügyek pedig kedvencnek jelölhetők
✓ Microsoft 365 e-mail-fiókkal Windows és Mac számítógépen, valamint böngészőből is használható
Ha már Flowyer-felhasználó, a bővítményt az Outlook Apps menüjéből telepítheti - a Microsoft Marketplace-en keressen rá a Flowyer névre. A párosításhoz szükséges beállításokat a Flowyer Alkalmazások -> Outlook plugin menüpontjában találja.
Ha még nem használja a Flowyert, de szeretné megnézni, hogyan lehet az e-maileket és a belőlük származó feladatokat közvetlenül az ügyekhez kapcsolni, vegye fel velünk a kapcsolatot egy ingyenes bemutatóért.
