Új fájlverzió-kezelés az ügyeknél
2
perc
2025.10.10
Turucz Sándor
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
Az ügyekben kezelt dokumentumok kezelése mostantól sokkal biztonságosabb és átláthatóbb. Átálltunk verziókezelésre, vagyis minden fájl története követhető: ki töltötte fel, mikor módosult, és bármikor visszanézhetőek a korábbi változatok is.
Az alábbiakban röviden, technikai részletek nélkül mutatjuk be, mit jelent ez a mindennapi munkában.
Mi változott?
1) Egy dokumentum, több verzió – Ön mindig a legfrissebbet látja
Eddig, ha valaki újra feltöltött egy azonos nevű fájlt, a rendszer átnevezte (pl. Szerződés (1).docx). Mostantól a dokumentum neve változatlan marad, viszont a háttérben új verzió készül (v1, v2, v3…).
A fájllistában mindig az aktuális, legfrissebb változat jelenik meg.
2) Jobbról bekúszó „Verziók” panel
A fájlnevek mellett egy kis jelvény látszik (pl. v3). Erre kattintva nyílik meg a verzióelőzmény panel:
látja a verziók sorszámát (v1, v2, v3…),
hogy ki és mikor töltötte fel,
mekkora a fájl,
minden verzió külön letölthető.
3) Biztonságos törlés
Egy-egy verzió törölhető, de a nyoma megmarad: ki törölte, mikor történt – ez auditcélok miatt fontos.
A verziószámok nem változnak visszafelé, a történet konzisztens és visszakövethető.
4) Átnevezés ütközés nélkül
A fájl átnevezésekor a rendszer jelzi, ha már létezik ilyen név ugyanabban a mappában. Nem enged azonos nevű fájlokat – így elkerüljük a felülírást.
Mit nyer vele az iroda?
Biztonság és felelősség: bármikor visszanézhető, ki melyik verziót töltötte fel, mikor történt a módosítás, és mit törölt.
Rendezettség: nincs több Szerződés (1), Szerződés (2). Egy dokumentum – több verzió.
Visszakereshetőség: ha valami változtatás vitatott, az előzmények megmutatják a teljes képet.
Egyszerűség: a felület nem változott meg radikálisan; az új funkció a megszokott listázóban, egyetlen kattintással elérhető.
Hogyan működik a gyakorlatban?
Feltöltés
– Ha még nincs ilyen nevű dokumentum a mappában, v1 készül.
– Ha már van, automatikusan következő verzió jön létre (v2, v3…).
Megnyitás és letöltés
– A fájllistában a legfrissebb változat szerepel.
– Ha korábbi verzióra van szüksége, a verzió jelvényre kattintva kiválaszthatja és letöltheti.
Átnevezés
– A dokumentum átnevezhető. Ütközés esetén a rendszer figyelmeztet.
Törlés
– Egyes verziók törölhetők. A rendszer ilyenkor kiírja: „Törölte: …, ekkor: …” – a verzió továbbra is látható, de szürkítve, letöltési lehetőség nélkül.
– Teljes dokumentum törlése (minden verzióval): a mappa törlésénél vagy célzott művelettel is elvégezhető.
Kinek lesz a leghasznosabb?
Peren kívüli egyeztetéseknél: az ügyfélhez több körben küldött tervezetek mind visszakereshetők.
Szerződéskötéseknél: a módosítások és jóváhagyások története átlátható, később is ellenőrizhető.
Irodavezetésnél: rendezettebb dossziék, kevesebb hibalehetőség, könnyebb ellenőrzés és átadás.
Gyakori kérdések
Mi történik, ha átnevezem a dokumentumot?
– A név frissül a listában, a korábbi verziók ugyanahhoz a dokumentumhoz tartoznak továbbra is.
Lehet-e visszaállni egy régebbi verzióra?
– A régebbi verziók letölthetők. Hogy újra az legyen az „aktuális”, egyszerűen töltse fel ismét azt a fájlt – a rendszer új verziót készít belőle.
Ha törlök egy verziót, tényleg törlődik?
– Igen, a fájl fizikailag törlődik, de a rendszer megjegyzi, hogy mikor és ki törölte (audit).
A jelvény száma a törölt verziókat is számolja?
– Igen. Így mindig látszik, hány változáson ment át a dokumentum – akkor is, ha közben néhány verziót később töröltünk.
Összegzés
Az új verziókezelés kifejezetten az ügyvédi munkafolyamatokat támogatja: biztonságosabb, átláthatóbb és stresszmentesebb a dokumentumok kezelése. A napi munka szinte változatlan, mégis minden fontos információ csak egy kattintásra van – és ami a legfontosabb: a rendszer mindent megjegyez, amire később szüksége lehet.
