Még mindig Excelben vezeti az iroda legfontosabb nyilvántartásait?
7
perc
2026.09.22
Kéri Zoltán
🚀
Próbálja ki a Flowyer-t!
Professzionális ügyviteli szoftver ügyvédeknek
✓
Ügyek kezelése
✓
Határidő követés
✓
Számlázás
✓
Csapatmunka
Nincs kötöttség • Azonnali használat
Szinte minden ügyvédi irodában vannak olyan adatok, amelyek nem illeszkednek közvetlenül az ügy-, irat- vagy ügyfél-nyilvántartások struktúrájába. Szerződéslisták, letétek, védjegyek, pályázatok vagy egyedi határidők, ezért gyakran egy Excel-táblában kötnek ki. De mi történik, amikor egy egyszerű táblázatból az iroda működése szempontjából kritikus nyilvántartás lesz?
Az Excel az ügyvédi irodák egyik legsokoldalúbb eszköze.
És sokszor az egyik legnagyobb kompromisszum is.
Van egy táblázat a kezelt szerződésekről. Egy másik az ügyvédi letétekről. Valahol külön vezetik a védjegyek megújítási határidejét, máshol a pályázatok státuszát vagy egy speciális ügyfélhez kapcsolódó adatokat.
Ezek az információk fontosak, mégsem feltétlenül illenek bele egy klasszikus ügy-, irat- vagy ügyfél-nyilvántartásba.
Ezért marad az Excel.
A probléma akkor kezdődik, amikor egy egyszerű táblázatból üzletileg kritikus nyilvántartás lesz.
Ki férhet hozzá? Ki módosította legutóbb? Mi történik egy elgépelés esetén? Hol van a rekordhoz tartozó szerződés? Mikor jár le a következő határidő? Ki figyelmeztet rá? És ki gondoskodik a napi biztonsági mentésről?
Egy hagyományos Excel-tábla ezekre már nem ad megfelelő választ.
A Flowyer Egyedi nyilvántartások modulja erre a helyzetre készült.
A nyilvántartás alkalmazkodjon az iroda működéséhez
Egy ügyvédi iroda működésében számos olyan adatkör van, amely teljesen saját struktúrát kíván.
Egy szerződés-nyilvántartásban például szerepelhet a szerződés típusa, a felek, a hatálybalépés, a lejárat és az aktuális státusz.
Egy letétnyilvántartásban például a letét összege, jogcíme, a kiadás feltételei és esedékessége szerepelhet.
Egy védjegy portfóliónál a lajstromszám, az oltalmi kategória és a következő megújítás időpontja kerülhet előtérbe.
Egy pályázati nyilvántartás pedig egészen más adatokat és határidőket igényel.
Egyes irodák pedig a saját munkafolyamataikhoz igazodva szeretnék nyomon követni a peres vagy hatósági eljárások fontosabb eseményeit.
A közös pont éppen az, hogy nincs két teljesen egyforma nyilvántartás.
Ezért a rendszernek nem azt kell eldöntenie az iroda helyett, hogy milyen adatokat vezessen. A struktúrát magának az irodának kell tudnia kialakítani.
Saját nyilvántartás néhány perc alatt
A Flowyerben az iroda maga határozhatja meg, milyen mezőkből álljon egy nyilvántartás.
A vizuális szerkesztőben létrehozhatók szöveges, szám, dátum-, dátum és időpont-, e-mail- vagy legördülő mezők, vagy akár külön fájlmező is.
Ez utóbbi különösen fontos különbség egy hagyományos táblázathoz képest.
Egy rekordhoz közvetlenül csatolható például az érintett szerződés, határozat vagy igazolás. Így az adat és az adat alapjául szolgáló dokumentum ugyanott marad – nem egy másik mappában, e-mailben vagy valaki számítógépén.
A nyilvántartás nem egy különálló sziget.
Egy rekord közvetlenül összekapcsolható a Flowyerben már meglévő üggyel vagy megbízóval is, így ugyanazokat az információkat nem kell több helyen ismételten rögzíteni.
A meglévő Excel-táblát nem kell újraépíteni
A legtöbb iroda már rendelkezik meglévő nyilvántartásokkal, amelyek adatai jellemzően Excel-táblákban találhatók – esetenként több száz vagy akár több ezer sorban.
Ezeket nem kell kézzel újrarögzíteni.
A meglévő Excel-fájl feltölthető a Flowyerbe, a rendszer pedig a fejléc és néhány mintasor alapján felismeri az oszlopokat, és AI segítségével javaslatot tesz a megfelelő mezőtípusokra.
A rendszer az adatok tartalma alapján javasolja a megfelelő mezőtípust: a dátumokat dátummezőként, az összegeket számként, az e-mail-címeket pedig e-mail-mezőként kezeli.
A javasolt struktúra importálás előtt természetesen módosítható.
Az oszlopok összerendelése után a teljes tartalom betölthető, így akár egy több ezer soros korábbi Excel-nyilvántartás is pár perc alatt a rendszer részévé válhat.
Az iroda nem egy teljesen új nyilvántartást épít nulláról.
A már meglévő Excel-tábla lesz az új rendszer kiindulópontja.
Egy nyilvántartás nemcsak tárolni tudja az adatokat
Egy hagyományos táblázat alapvetően passzív.
Az információ ott van benne, de valakinek észre kell vennie, ha változik valami, közeledik egy határidő vagy további intézkedés szükséges.
A Flowyer nyilvántartásaihoz ezzel szemben automatizmusok kapcsolhatók.
Egy folyamat elindulhat például:
- új rekord létrehozásakor,
- egy rekord módosításakor,
- fájl csatolásakor,
- vagy egy meghatározott határidő elérésekor.
Ezután a rendszer további lépéseket hajthat végre.
Küldhet értesítést az iroda kijelölt munkatársainak vagy akár egy külső e-mail-címre.
Egy rekord jóváhagyási folyamatba kerülhet.
Feltételek határozhatják meg, hogy az automatizmus pontosan milyen esetben fusson le.
Mindez vizuálisan állítható össze, programozás nélkül.
A csatolt dokumentumok adatai automatikusan a helyükre kerülhetnek
Az automatizmusok egyik legérdekesebb része az AI-alapú adatfeldolgozás.
Tegyük fel, hogy az iroda egy szerződés-nyilvántartást vezet.
Egy szerződés csatolásakor a rendszer automatikusan felismerheti a szükséges adatokat – például a felek nevét, az összeget vagy a lejárat dátumát –, és közvetlenül a megfelelő mezőkben rögzíti azokat.
Ugyanez működhet egy hatósági határozatnál is.
Egy határozatból például automatikusan kinyerhető az ügyszám és a határidő, majd ezek az adatok közvetlenül a megfelelő mezőkbe kerülhetnek be.
Az iroda határozza meg, hogy mit keressen ki az AI, és melyik mezőbe kerüljön az eredmény.
Így a dokumentumok feldolgozása és a strukturált adat rögzítése egyetlen folyamat részévé válhat.
Kevesebb kézi gépelés, kevesebb ismétlődő munka és kevesebb hibalehetőség.
A határidő nem egyszerűen egy dátum egy cellában
Egy dátum csak addig adat, amíg nincs következménye annak, ha valaki megfeledkezik róla.
Egy védjegy megújítása, egy pályázati elszámolás vagy egy eljárási határidő esetében azonban ez már kockázatkezelési kérdés.
A Flowyerben a nyilvántartás bármely dátummezője határidőként kezelhető.
Meghatározható, hogy a rendszer hány nappal korábban és milyen időpontban figyelmeztesse a felelős munkatársat.
Az értesítés belső rendszerüzenetként és e-mailben is megérkezhet, és közvetlenül az érintett rekordra vezet.
Így többé nem valakinek kell hetente végignéznie egy Excel-táblát azért, hogy észrevegye, mi jár le hamarosan.
A rendszer figyeli helyette.
Keresés a nyilvántartásokban és a csatolt dokumentumokban
Ahogy egy iroda nyilvántartásainak száma növekszik, megjelenik egy újabb probléma.
Valaki emlékszik arra, hogy az információ létezik.
Csak arra nem, hogy pontosan melyik táblázatban.
A Flowyerben egy nyilvántartáson belül szabad szavas kereséssel lehet megtalálni a megfelelő rekordot.
A központi kereső egyszerre az összes nyilvántartásban keres, és nem áll meg a rögzített adatoknál: DOCX- és kereshető PDF-fájlok esetén a csatolt dokumentumok tartalmában is kutat. Így egy fontos információ akkor is megtalálható, ha az nem valamelyik mezőben, hanem például egy csatolt szerződés szövegében szerepel.
Nem mindenkinek kell mindent látnia
Egy általános szerződéslistához és egy letétnyilvántartáshoz értelemszerűen nem feltétlenül ugyanazoknak a munkatársaknak kell hozzáférniük. Ezért a jogosultságok minden nyilvántartás esetében külön szabályozhatók.
Meghatározható, hogy egy felhasználó vagy szerepkör:
- csak megtekintheti a rekordokat,
- új rekordot hozhat létre,
- módosíthat,
- törölhet,
- vagy teljes kezelési jogosultsággal rendelkezzen.
A rendszer minden változtatást naplóz, így később is visszakövethető, ki és mikor módosított egy adatot.
A keresés természetesen ugyanezeket a jogosultsági szabályokat követi.
A keresési eredmények között minden felhasználó kizárólag azokból a nyilvántartásokból lát adatokat, amelyekhez megfelelő hozzáféréssel rendelkezik.
Az Excel rugalmassága, az ügyviteli rendszer kontrolljával
Az Excel népszerűsége nem véletlen.
Gyors, rugalmas, és szinte bármilyen adatszerkezet létrehozható benne.
A probléma nem maga a táblázat.
Hanem az a pont, amikor az abban tárolt információ már az iroda napi működésének fontos részévé válik.
Ekkor már szükség lehet jogosultságkezelésre, dokumentumokra, keresésre, naplózásra, határidőfigyelésre és automatizmusokra is.
A Flowyer Egyedi nyilvántartások modulja ezt a két világot kapcsolja össze.
Az iroda továbbra is maga határozhatja meg, mit és milyen struktúrában szeretne nyilvántartani, de az adat már a Flowyer biztonságos, elkülönített adatbázis-környezetében működik.
Nem kell mindent az első napon automatizálni
Az első nyilvántartás néhány perc alatt elkészíthető.
Létrehozhat teljesen új nyilvántartást, vagy kiindulhat egy már meglévő Excel-táblából is.
Ezután fokozatosan építheti tovább.
Először beimportálhatja az iroda egyik régóta használt táblázatát.
Ezután beállíthatók a jogosultságok.
Majd a határidőfigyelés.
Később hozzáadhatók az értesítések, jóváhagyási folyamatok és automatizmusok.
Végül akár az AI-alapú adatkinyerés is.
A cél tehát nem egyszerűen az, hogy az Excel helyett egy másik táblázat jelenjen meg a képernyőn.
Hanem az, hogy az iroda saját nyilvántartásai is a digitális ügyvitel szerves részévé váljanak.
